Interne Audits
Definition + Schritt für Schritt Anleitung + Vorlage
Die ISO 9011:2015 fordert, dass Unternehmen interne Audits durchführen.
Doch was genau ist ein internes Audits und wie wird es durchgeführt?
Diese Fragen werden wir in diesem Blogbeitrag beantworten. Zum Schluss können Sie sich noch meine Checkliste herunterladen und sehr einfach das interne Audit selber durchführen.
Interne Audits nach ISO 9001
Was ist ein internes Audit?
Mit den internen Audits will die internationale Norm ISO 9001 sicherstellen, dass ein Managementsystem betreut, regelmäßig geprüft und kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Somit darf ein Managementsystem nicht einfach nur eingeführt werden – es muss auch regelmäßig auditiert werden.
Im Rahmen des internen Audits wird geprüft, ob die implementierten Strukturen und Prozesse den internen und externen Vorgaben entsprechen.
Externe Vorgaben können u.a. die Normanforderungen der ISO 9001 sein. Interne Vorgaben sind eigene Richtlinien und Anweisungen.
Neben der Identifizierung von Abweichungen, steht die kontinuierliche Verbesserung im Mittelpunkt. Wenn Sie den Fokus der internen Audits auf die Verbesserung lenken, haben interne Audits auch keinen schlechten Ruf in Ihrem Unternehmen.
"Systematisches, unabhängiges und dokumentiertes Verfahren zur Erlangung von Prüfungsnachweisen und deren objektive Bewertung, um festzustellen, inwieweit die Prüfungskriterien erfüllt sind"
Schritt für Schritt Anleitung
Die Internen Audits nach ISO 9001 sind eine gute Möglichkeit, die Prozesse von außen (unabhängig) zu prüfen und etablierte Abläufe hinterfragen.
Interne Audits können dabei helfen, Verbesserungspotenziale zu erkennen, wodurch die Prozess des Unternehmens reibungsloser und schneller ablaufen können.
Ich werde Ihnen den Ablauf der Internen Audits in 5 Schritten erklären. Von der Planung bis zum Abschluss.
1. Planung der Internen Audits
Die internen Audits werden mithilfe des Audit Programms bzw. dem Audit Jahresplan geplant. Dieses Dokument sollte am Jahresanfang erstellt werden und alle Audits aufführen, die in diesem Jahr durchgeführt werden sollen.
Listen Sie alle Bereiche auf, die auditiert werden sollen, dabei müssen Sie sicherstellen, dass alle Normanforderungen im Audit Programm abgedeckt werden:
- Abteilungen (Einkauf, Qualitätsmanagement, Produktion, Entwicklung, etc.)
- Bereiche (Geschäftsführung)
- Produkte / Dienstleistungen (Auch Produktaudits sind möglich)
- Projekte (Auch Projektaudits sind möglich)
Die zu auditierenden Bereiche können Sie in einer Excel Liste in einer Spalte untereinander eintragen. Im nächsten Schritt tragen Sie auf der X-Achse alle Norm-Kapitel ein und erhalten so eine Matrix. Jetzt können Sie basierend auf den Normkapitel und den Anforderungen bei den jeweiligen Bereichen ein „X“ eintragen, wenn dieses Normkapitel in dem Bereich auditiert werden soll.
Zum Schluss müssen Sie sicherstellen, dass alle Norm-Kapitel mindestens einmal geprüft werden.
Als nächstes tragen Sie in die nächste Spalte die Verantwortlichkeiten für jeden Bereich ein (Abteilungsleiter, Verantwortliche Person, Projektleiter, etc.)
In der nächsten Spalte tragen Sie die Methode ein, wie das Audit durchgeführt werden soll (Interview, Beobachtung, Prüfung von Dokumenten und Aufzeichnungen)
Nun wird die Person eingetragen, die das interne Audit durchführen soll. Bei Bedarf kann zusätzlich noch ein Co-Auditor, als Unterstützung, benannt werden. Hier müssen Sie sicherstellen, dass der interne Auditor unabhängig vom auditierten Bereich ist. Interne Auditoren sollte mindestens eine Schulung über die Grundlagen der internen Audits erhalten. Sie können auch externe Personen beauftragen die internen Audits durchzuführen.
In die letzte Spalte wird das Datum eingetragen, an dem das interne Audit durchgeführt werden soll. Hier sollten Sie in der Planungsphase nur den Monat eintragen. (Der Termin wird später mit den Verantwortlichen genau abgestimmt).
Im letzten Punkt wird das Audit Programm der Geschäftsführung vorgestellt und durch die Unterschrift der Geschäftsführung offiziell freigegeben. Nach der Freigabe können Sie das Audit Programm an alle Beteiligten kommunizieren.
Brauchen Sie Unterstützung bei der Erstellung des Audit Programms? Melden Sie sich bei mir -Sie bekommen das Audit Programm auf jeden Fall kostenlos von mir zugesendet.
2. Audit Termine abstimmen
Nach der Freigabe des Audit Programms durch die Geschäftsführung und die Kommunikation an die involvierten Bereiche, können Sie die genauen Audit Termine abstimmen.
Hierzu nimmt der interne Auditor Kontakt mit dem zu auditierenden Bereich auf und informiert über das geplante Audit (Ablauf, Auditumfang, Methoden und die Zusammensetzung des Auditteams). Anschließend stimmen Sie einen genauen Termin mit dem Bereich ab.
Verschicken Sie direkt eine Einladung an den Bereich, so kann keiner den Termin vergessen. Zum Schluss tragen Sie den Termin im Audit Programm ein.
3. Vorbereitung des internen Audits
Verantwortlich für die Vorbereitung des internen Audits ist der interne Auditor.
In dieser Phase prüft der interne Auditor die Dokumentation, die für das Audit relevant sind (Prozessbeschreibungen, Anweisungen, etc.). Ergebnisse und Fragen aus der Prüfung sollten Sie dokumentieren und im Audit hinterfragen bzw. bestätigen.
Anschließend bereitet der interne Auditor die Checkliste für die Durchführung des internen Audits vor.
4. Durchführung des internen Audits
Wenn der Tag des internen Audits gekommen ist, wird das interne Audit mit einem kurzen Eröffnungsgespräch begonnen. Das interne Audit wird vom Auditor moderiert und geleitet. Wenn ein Co-Auditor im Audit dabei ist, kann dieser die Dokumentation des Audits übernehmen. Im Eröffnungsgespräch wird nochmal der Ablauf, der Sinn und der Zweck des internen Audits erläutert.
Im Anschluss erfolgt das eigentliche interne Audit. Es gibt viele Wege in dem Audit die Konformität zu den internen und den Norm Anforderungen zu prüfen und Verbesserungen zu identifizieren. Folgende Möglichkeiten zählen zu den gängigen Methoden:
- Interview mit Beschäftigten,
- Beobachtung der Abläufe,
- Prüfung von Dokumenten und Aufzeichnungen
Zu Beginn würde ich Ihnen raten sich auf Interviews zu fokussieren. Durch das Audit Programm wissen Sie welche Anforderungen der Norm relevant sind. Basierend auf den Anforderungen können Sie sehr leicht Audit Fragen ableiten.
Beispiel:
- Anforderung: Die Organisation muss externe und interne Themen bestimmen, die für ihren Zweck relevant sind.
- Frage: Wie haben Sie die internen und externen Themen bestimmt, die für den Zweck des Unternehmens relevant sind? Oder Welche internen und externen Themen haben Sie bestimmt, die für den Zweck des Unternehmens relevant sind? Oder Wie oft werden die internen und externen Themen auf Aktualität überprüft?
Sie sollten Sich nicht nur auf die Identifizierung von Abweichungen konzentrieren, sondern auch aktiv Schwachstellen und mögliche Verbesserungen aufzeigen. Dadurch hat der Prozess-Eigner die Möglichkeit den Prozess zu verbessern, Fehler zu reduzieren und die Abläufe reibungsloser gestalten. Dadurch werden Kosten gesenkt und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt. Wer will das nicht?
5. Dokumentation und Abschluss
Im Anschluss an das interne Audit wird der Auditbericht erstellt. Dieser beinhaltet alle Feststellungen und Ergebnisse, sowie die Abweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten.
Nach der Fertigstellung wird der Bericht an den Verantwortlichen des auditierten Bereiches gegeben. Dieser soll den Audit Bericht intern prüfen, die Abweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten bestätigen und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung bestimmen. Zum Schluss wird der Zeitraum definiert, indem die Maßnahmen umgesetzt werden sollen. Die erfolgreiche Umsetzung wird regelmäßig durch das Qualitätsmanagementsystem nachgehalten.
Anmerkung: Der Prüfer des Berichts kann Sie auf Fehler hinweisen, oder Feststellungen hinweisen, die nicht richtig dokumentiert worden. Die Aufforderung bestimmte Beobachtungen, Anmerkungen, Abweichungen aus den Bericht zu entfernen ist nicht möglich.
Anschließend wird der Bericht vom internen Auditor und dem Verantwortlichen unterschrieben.
Der Abschluss des internen Audits wird ebenfalls auf dem Audit Programm dokumentiert. Sobald alle internen Audits durchgeführt worden sind, kann das Audit Programm abgeschlossen werden.
Die Ergebnisse der internen Audits müssen regelmäßig im Rahmen des Management Reviews präsentiert werden.
Kostenloser Download des Audit Programms
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