Das Zertifizierungsaudit ist der finale Schritt zur Zertifizierung nach der ISO 9001, nachdem das Qualitätsmanagement System eingeführt wurde. Ziel eines Zertifizierungs-Audits ist es, festzustellen, ob die Prozesse und Tätigkeiten gemäß den geplanten Vorgaben erfolgen und ob die Anforderungen der ISO 9001:2015 angewendet und eingehalten werden.
Hier finden Sie ein umfassendes Grundlagenwissen zur ISO 9001: ISO 9001 Zertifizierung: Alles, was Sie wissen müssen
Hier finden Sie alle Informationen zum Ablauf, über die Kosten und die benötigte Zeit.
Inhaltsverzeichnis
Einen geeigneten Zertifizierer finden
Im ersten Schritt müssen Sie einen geeignete Zertifizierungsstelle finden. Um Zeit zu sparen, sollten Sie schon während der Implementierung des Qualitätsmanagementsystems (QMS) mit der Suche und der Auswahl starten.
Nicht alle Zertifizierer sind gleich! Je nach Ihren Anforderungen, sollten Sie mehrere Zertifizierer anfragen (Preis, Leistung, Ruf, Zeitpunkt). Besuchen Sie die Website der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) und suchen Sie nach geeigneten Zertifizierern. Wählen Sie 3-4 mögliche Zertifizierer aus und fragen Sie ein Angebot an, um diese vergleichen zu können.
Für die Erstellung des Angebotes wird Ihnen ein Fragebogen zugesendet und basierend auf Ihren Antworten kann ein individuelles Angebt erstellt werden. Nachdem Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, wird ein Vertrag aufgesetzt.
Achten Sie darauf, dass das Angebot für den kompletten 3-Jahres Zyklus gilt: Zertifizierung, 1. Überwachungsaudit und 2. Überwachungsaudit.
Terminabstimmung
Nach der Vertragsunterzeichnung, wird die Zertifizierungsstelle einen geeigneten Auditor suchen, um das Audit durchzuführen. Der Auditor muss für Ihren Geltungsbereich qualifiziert sein.
Zusammen mit dem Auditor wird der Termin für das Zertifizierungsaudit Stufe II abgestimmt und festgelegt. Was das Stufe II Audit ist und wo der Unterschied zum Stufe I Audit liegt, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Ablauf des Zertifizierungsaudits
Das Zertifizierungsaudit gliedert sich in 2 Abschnitte: Stufe I und Stufe II. Beim Zertifizierungsaudit Stufe I wird geprüft, ob Ihr QMS formal alle Anforderungen erfüllt. Dieses Audit ist ein reines Papier-Audit.
Das Zertifizierungsaudit Stufe II findet bei Ihnen vor Ort statt und beinhaltet die Prüfung, ob Ihr QMS erfolgreich implementiert ist und, ob die Organisation das QMS und die Anforderung der ISO 9001 lückenlos anwendet.
Zertifizierungsaudit Stufe I
Das Zertifizierungsaudit Stufe I ist eine Dokumentenprüfung, die meist ohne Ihre Anwesenheit durchgeführt wird. Dabei prüft der Auditor die wichtigsten Dokumente aus Ihrem QMS, ob alle Anforderungen durch die Dokumente erfüllt werden. Durch das Audit wird geprüft, ob Sie die Bedingungen für das Stufe II Audit erfüllen.
Für die Dokumentenprüfung werden Sie gebeten alle notwendigen Dokumente dem Auditor zu übermitteln.
Nach der Prüfung erhalten Sie einen Stufe I Audit Bericht mit dem Ergebnis des Audits. Gibt es Abweichungen bezüglich der Normanforderungen müssen diese geschlossen werden, bevor das Stufe II Audit stattfinden kann. Verbesserungen und kleine Abweichungen werden dokumentiert und sollten von Ihnen bis zum Stufe II Audit umgesetzt werden.
Zertifizierungsaudit Stufe II
Das Stufe II Audit findet in der Regel vor Ort statt. Hier wird geprüft, ob Ihr Unternehmen auch nach den Dokumenten und Prozessen arbeitet, welche Im Stufe I Audit übermittelt wurden.
Fragen und Abweichungen aus dem Stufe I Audit werden ebenfalls besprochen.
Nach der Durchführung des Audits fasst der Auditor das Audit in einem Abschlussgespräch zusammen und erklärt die Abweichungen und Verbesserungen, die identifiziert wurden sind.
Was passiert bei einer Abweichung?
Wenn eine Abweichung oder Nichtkonformität im Audit identifiziert wird, ist das kein Grund zur Verzweiflung. Je nach Abweichung und Klassifizierung hat eine Abweichung eine unterschiedliche Auswirkung auf den weiteren Verlauf:
Nichterfüllung einer Anforderung an das Managementsystem mit relevantem Risiko für dessen Leistungsfähigkeit.
Die Zertifizierung kann erst nach der Prüfung und Freigabe der umgesetzten Korrekturmaßnahme erteilt bzw. bestätigt werden.
Umsetzung der Maßnahme innerhalb von 3 Monaten (6 Monate bei einer Erstzertifizierung).
Nichterfüllung einer Anforderung an das Managementsystem mit geringem Risiko für dessen Leistungsfähigkeit.
Die Zertifizierung kann erst nach der Prüfung und Freigabe der festgelegten Korrekturmaßnahme erteilt bzw. bestätigt werden.
Bei einer Beanstandung müssen Sie nur eine Maßnahme definieren bevor das Zertifikat ausgestellt werden kann. Die Umsetzung wird beim nächsten Audit überprüft.
Ein Sachverhalt wurde festgestellt, der
• ein Risiko für eine spätere Beanstandung bzw. Abweichung beinhaltet,
• der aus anderen Gründen für die Organisation von Bedeutung ist oder
• der im nächsten Audit einen Schwerpunkt bilden wird.
Überprüfung der Bewertung und ggf. Umsetzung im nächsten Audit
Die Umsetzung der Normforderungen lässt Verbesserungspotentiale in der Organisation erkennen.
Überprüfung der Bewertung und ggf. Umsetzung im nächsten Audit
Ausstellung des Zertifikats
Nachdem Sie die Abweichungen zufriedenstellend gelöst haben, kann der Auditor die Vergabe des Zertifikats empfehlen.
Der Auditor kann selber das Zertifikat nicht ausstellen, das kann nur durch die Zertifizierungsstelle erfolgen. Wenn der Auditor die Vergabe des Zertifikats kommuniziert hat, wird intern bei der Zertifizierungsstelle der Auditbericht noch an einem 2. Auditoren geprüft und bewertet. Anschließend erhalten Sie das Zertifikat mit einer Gültigkeit von 3 Jahren.
Wie geht es weiter?
Das Zertifikat ist 3 Jahre gültig und muss anschließend durch eine Re-Zertifizierung verlängert werden. In der Zwischenzeit müssen allerdings 2 Überwachungsaudits durchgeführt werden, um zu beurteilen, ob die Organisation weiterhin die Normanforderungen erfüllt.
Das erste Überwachungsaudit wird 12 Monate nach dem Stufe II Audit durchgeführt und das 2. Überwachungsaudit wiederum 12 Monate nach dem ersten Überwachungsaudit.
Das Überwachungsaudit hat typischerweise den halben Umfang von dem Stufe II Zertifizierungsaudits.
Mehr zu den Überwachungsaudits erfahren Sie im nächsten Beitrag.
