Management Review
Definition + Schritt für Schritt Anleitung + Checkliste
Die ISO 9011:2015 fordert, dass Unternehmen ein Management Review durchführen.
Doch was genau ist ein Management Review und wie wird es durchgeführt?
Diese Fragen werden wir in diesem Blogbeitrag beantworten. Zum Schluss können Sie sich noch meine Checkliste und mein Management Review Protokoll herunterladen und sehr einfach das Management Review selber durchführen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Management Review?
Im Rahmen des Management Reviews nach ISO 9001 wird das Qualitätsmanagement System und die Leistung des Unternehmens überprüft und bewertet. Die Norm fordert die oberste Leitung dazu auf, das vorhandene Qualitätsmanagementsystem in geplanten Abständen zu überprüfen. Das betrifft vor allem die Eignung, Angemessenheit, Wirksamkeit und strategische Ausrichtung des Systems.
Das Management Review gliedert sich in 2 Bereiche:
- Rückblick und Bewertung der letzten Periode (Seit dem letzten Review)
- Blick in die Zukunft – Was wollen wir erreichen & verbessern
Definition nach ISO 9001:
Die oberste Leitung muss das Qualitätsmanagementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sowie dessen Angleichung an die strategische Ausrichtung der Organisation sicherzustellen
Bedeutung und Ziele des Management Reviews
Die Management Review ist wichtig, um die Leistung des Unternehmens regelmäßig zu bewerten, die Ausrichtung anzupassen und gewünschten Verbesserungen kontinuierlich voranzutreiben.
Verantwortlich für das Management Review ist die Geschäftsleitung. Deswegen sollte sich die Geschäftsführung mit den Inhalten des Qualitätsmanagementsystems persönlich auseinanderzusetzen, aber auch neue, wichtige Entscheidungen treffen und umzusetzen.
Letztlich soll das Management Review für mehr Transparenz sorgen, die Entwicklung aufzeigen und die Ziele für das nächste Jahr festhalten. Insbesondere die Leistung des Qualitätsmanagements mit dem Fokus auf Kundenzufriedenheit soll greifbar werden.
Das Managementbewertung muss in schriftlicher Form dokumentiert werden. Es müssen konkrete Entscheidungen und Maßnahmen getroffen werden, um die späteren Ergebnisse messbar zu machen.
- Mit der Managementbewertung sollen im Grunde folgende vier Fragen beantwortet werden:
- Haben wir die geplanten Qualitätsziele erreicht?
- Wie war die Leistung der Organisation?
- Wurden die im vergangenen Management Review definierten Maßnahmen abgeschlossen?
- Was wollen wir nächstes Jahr erreichen? Welche Verbesserungen sind möglich?
Was wird im Management-Review überprüft?
- Rückblick und Bewertung der letzten Periode
- Die ISO 9001 definiert welche Aspekte das Management-Review mindestens beinhalten muss:
- Aktueller Status der Maßnahmen, aus dem letzten Management Review
- Wirksamkeit der durchgeführten Maßnahmen
- Allgemeine Veränderungen (Interne & externe Themen), die die Organisation und das Qualitätsmanagement betreffen
- Wirksamkeit von Maßnahmen, um Chancen zu nutzen und Risiken zu begrenzen
- Qualitätsleistung:
- Kundenzufriedenheit und Kundenrückmeldungen
- Umfang der Erreichung der Qualitätsziele
- Leistung der Prozesse
- Konformität von Produkten und Dienstleistungen
- Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen
- Ergebnisse von Überwachungen und Messungen
- Audit-Ergebnisse
- Verfügbarkeit und Eignung der notwendigen Ressourcen
- Um diese Leistungen zu überprüfen, braucht es Kriterien, anhand derer bestimmt werden kann, ob die Leistungen erbracht wurden. Nur so kann sie bewertet werden.
- Blick in die Zukunft
- Welche Verbesserungen und Maßnahmen sind notwendig für die Weiterentwicklung der Organisation, der Qualität und der Kundenzufriedenheit?
- Was können wir aus den Fehlern und vom Kundenfeedback lernen?
- Qualitätsziele für kommendes Jahr festlegen bzw. die bisherigen Ziele fortschreiben und anpassen
- Maßnahmen definieren, bezüglich den erforderlichen Ressourcen bereitstellen
- Definition von Änderungen, die nicht nur das QM-System, sondern Prozesse, Produkte und Dienstleistungen betreffen
Die 4 Phasen des Management Reviews
1. Planung
Intervall: Die Norm gibt hierzu keine Vorgabe. Bei vielen Unternehmen hat sich ein jährlicher Intervall etabliert. Meinen Kunden empfehle ich das Management Review am Ende des Jahres durchzuführen und das komplette vergangene Jahr zu bewerten.
Teilnehmerkreis: Die Geschäftsleitung, der Qualitätsmanagement-Beauftragte und das TOP-Management
Zeitpunkt: Legen Sie möglichst frühzeitig einen Termin fest und blocken Sie diesen Termin im Kalender. Planen Sie für das Management Review mindestens einen halben Tag ein. Es macht Sinn, das Management Review mit weiteren Terminen, wie dem Strategie Seminar oder Ziel Workshops zu verbinden.
Vorbereitung – Sammeln Sie Informationen zu den folgenden Themenbereichen:
Listen Sie die Maßnahmen aus dem letzten Management Review aus und deren Status. Fügen Sie eine Begründung bei Nicht Erreichung hinzu.
Welche Änderungen gab es am Qualitätsmanagement System, innerhalb der Organisation und bei den externen Stakeholdern?
Gibt es negative / positive Auswirkungen auf die das Unternehmen reagieren muss?
Gibt es Änderungen bei den bestehenden Chancen und Risiken?
Haben die Änderungen bei den internen und externen Themen einen Einfluss auf die Risiken und Chancen.
Gibt es Änderungen an der SWOT Analyse (oder ähnlichen Tools)
Wurden die Qualitätsziele erreicht? Wenn Nein, Begründung. Vorschlag für die Qualitätsziele für die nächste Periode.
Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Qualitätskennzahlen und deren Verlauf. Hierzu macht es Sinn eine Grafik mit dem Verlauf über das letzte Jahr zu erstellen.
Zeigt eine Grafik einen negativen Trend? Muss die Organisation Maßnahmen ergreifen?
Ist die Qualitätspolitik weiterhin aktuell? Muss eine Anpassung vorgenommen werden?
Erstellen Sie einen Bericht über die Kundenzufriedenheit. Führen Sie Kundenzufriedenheitsumfragen durch und stellen Sie die Ergebnisse vor, sowie die Maßnahmen, die daraus resultieren.
Welche Rückmeldungen von Kunden wurden erhalten?
Wie viele Kundenreklamationen wurden registriert? Reklamationsquote? Welche waren die größten Reklamationen & Ursachen?
Was kann das Unternehmen tun um erkannte Fehler nachhaltig zu vermeiden?
Welche Nichtkonformitäten / Abweichungen / Fehler wurden registriert?
Was waren die Ursachen?
Welche Maßnahmen wurden initiiert?
Waren die Maßnahmen wirksam?
Sind die Ressourcen für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems angemessen?
Wie war die Leistung von externen Anbietern (Lieferanten, Dienstleister).
Gab es Probleme oder einen negativen Trend?
Müssen Maßnahmen initiiert werden? Second Source, Lieferanten-Entwicklung, etc.
Übersicht der durchgeführten Qualitätsaudits und deren Ergebnisse.
Wie viele Audits wurden durchgeführt?
Wie viele Audits sind laut Audit Programm noch offen?
Welche Ergebnisse / Abweichungen wurden identifiziert?
Bereiten Sie hierzu etwas vor, wenn möglich. Dieser Punkt entwickelt sich im Laufe des Management Reviews.
Hierzu sollte am Ende ein Brainstorming erfolgen bzw. von der Strategie abgeleitet werden.
Erstellen Sie eine Präsentation mit allen Themen und Ergebnissen.
Führen Sie zu jedem Punkt eine Bewertung ein:
- Grün: Alles im guten Bereich, Ergebnisse zeigen, dass die Ziele erreicht wurden, keine besonderen Risiken, keine Defizite, Anforderungen nach ISO 9001 erfüllt.
- Gelb: Dieser Punkt muss genauer geprüft und bewertet werden, Ziele wurden nur teilweise erreicht, Abweichungen und Probleme feststellbar, Anforderungen nach ISO 9001 nur teilweise erfüllt, Maßnahmen zur Lösung eines Problems und zur Verbesserung sollten durchgeführt werden
- Rot: Kritisch, Ziele wurden nicht erreicht, erhebliche Probleme, gravierende Abweichungen von den Zielen, Anforderungen nach ISO 9001 nicht erfüllt, Maßnahmen zur Problembewältigung müssen durchgeführt werden
Verschicken Sie die Präsentation vor dem Termin des Management Reviews, sodass sich alle Teilnehmer vorab ein Bild machen können.
2. Durchführung
Das Management-Review kann als Workshop durchgeführt werden.
- Stellen Sie den Bericht mit den wesentlichen Inhalten vor.
- Gehen Sie die einzelnen Themen und Bewertungskriterien Schritt für Schritt durch. Sie können Ihre persönliche Bewertung und Einschätzung geben (grün, gelb, rot).
- Anschließend sagen die Teilnehmenden ihre Bewertung und erläutern diese. Unkritische Punkte werden abgehakt, kritische Punkte werden besprochen.
- Am Ende bewerten alle gemeinsam, inwiefern der jeweilige Punkt erfüllt, teilweise erfüllt oder nicht erfüllt ist. Sie können eine Punktbewertung durchführen.
- Halten Sie begleitend fest, welche Maßnahmen zur Lösung der Probleme und kritischen Punkte sowie zur Verbesserung durchgeführt werden können oder müssen. Lassen Sie diese Maßnahmen im letzten Teil des Workshops nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bewerten (Punktbewertung).
- Stimmen Sie gemeinsam für jeden Punkt die Verantwortlichkeit und ein Zieldatum ab (Siehe nächstes Kapitel).
3 Dokumentation
Erstellen Sie nach dem Workshop ein Protokoll mit den Gesprächsnotizen, Entscheidungen, Projekten und Maßnahmen, die nach Meinung der Teilnehmenden nun durchgeführt werden sollen.
Sprechen Sie das Protokoll und die einzelnen Punkte mit der Geschäftsleitung und den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Das Protokoll ist Grundlage für das Management-Review im darauffolgenden Jahr.
Die Dokumente und Informationen, die Sie vorab allen Teilnehmenden am Management-Review zur Verfügung gestellt haben, sind gleichzeitig Teil der Dokumentation der Managementbewertung.
4 Action
Legen Sie für alle Maßnahmen und Aktionen die Verantwortlichkeit und das Zieldatum fest, sodass sichergestellt ist, dass die Maßnahmen auch umgesetzt werden:
- Beschreibung der Maßnahme / Projekt
- Verantwortlichkeit
- Zieldatum
Stellen Sie sicher, dass die Maßnahmen effektiv abgeschlossen und dokumentiert werden.
Kostenloser Download Management Review Checkliste und Protokoll!
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